« Je dois écrire un e-mail… mais je ne sais pas comment le formuler. »
Si cette phrase vous parle, vous n’êtes pas seul. Que ce soit pour demander un renseignement, répondre à un client, contacter une administration ou simplement remercier quelqu’un, beaucoup d’entre nous savent ce qu’ils veulent dire, mais pas comment le dire — surtout quand la peur de la faute d’orthographe ou du ton maladroit s’en mêle.
Bonne nouvelle : un assistant personnel peut rédiger cet e-mail à votre place, en quelques secondes, à condition de savoir comment le lui demander.
LE PRINCIPE : QUATRE INFORMATIONS SUFFISENT
Votre assistant n’a pas besoin d’un texte parfait de votre part. Il lui suffit de comprendre : à qui vous écrivez, pourquoi vous écrivez, ce que vous souhaitez obtenir, et le ton que vous voulez employer.
UN EXEMPLE CONCRET
Plutôt que d’écrire simplement « Écris un e-mail », essayez :
« Je dois écrire un e-mail à mon propriétaire. Je souhaite lui signaler que le chauffage ne fonctionne plus depuis trois jours. Je veux rester poli, expliquer le problème et lui demander une intervention rapide. »
En quelques secondes, vous obtenez un e-mail parfaitement rédigé.
VOUS N’ÊTES JAMAIS OBLIGÉ DE GARDER LA PREMIÈRE VERSION
Une fois le texte obtenu, vous pouvez toujours demander des ajustements : « Fais-le plus chaleureux », « Rends-le plus professionnel », « Fais une version plus courte », « Sois plus ferme, mais toujours poli ».
LE BON RÉFLEXE À ADOPTER
N’écrivez jamais simplement « Écris un e-mail ». Expliquez toujours le contexte : le destinataire, le sujet, le résultat souhaité, le ton. Plus vous donnez d’informations, plus le résultat sera précis dès la première tentative.
Astuce bonus : si vous manquez de temps pour tout détailler, dites simplement à votre assistant : « Pose-moi les questions nécessaires avant de rédiger le message. » Il vous interrogera comme le ferait un secrétaire, et vous obtiendrez un résultat encore plus précis.
Retrouvez cette situation et 49 autres dans le Guide de l’assistant personnel — de la cuisine du quotidien aux repas de fête, en passant par les listes de courses. Donnez- moi le Guide.–